Administration & Assistenz der Geschäftsführung (32h/Woche) (Karenzvertretung)

Das Vienna Institute for International Dialogue and Cooperation (VIDC) ist eine NGO, die mit ihren drei Abteilungen, VIDC Global Dialogue, kulturen in bewegung und fairplay, eine kritische Öffentlichkeit fördern und einen internationalen Dialog auf der Basis von Gleichberechtigung und Respekt herstellen will. 

Aufgrund einer bevorstehenden Elternkarenz suchen wir ab Mai 2025 ein kommunikationsfreudiges und motiviertes neues Teammitglied, dass die Administration betreut und gemeinsam mit dem ganzen Team die Themen des VIDC vorantreibt:

Aufgabenbereiche

•  Verwaltung der Administration sowie allgemeine Büroorganisation (Post, Telefon, Empfang, Koordination bereichsübergreifender Kalender, etc.) 
•  Assistenz der Geschäftsführung & Erstellen von Berichten für die Geschäftsführung 
•  Abwicklung von Bankgeschäften und Cash Management sowie Unterstützung der Buchhaltung 
•  Onboarding neuer Mitarbeiter*innen in bereichsübergreifenden administrativen und technischen Belangen, monatliches Monitoring der Arbeitszeiten 
•  Verwaltung der Büroinfrastruktur (Koordination von Reparaturen, Materialbestellungen, Inventarlisten), Organisation bereichsübergreifender Sitzungen, Einholung von Angeboten 
•  Technischer Erstsupport für das Team (EDV, Telefonanlage)

Wir erwarten

•  Abgeschlossene Ausbildung (z.B. HAK, HLW)
•  Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position von Vorteil
•  Organisationsstärke, strukturierte Arbeitsweise und Eigeninitiative
•  Sehr gute MS Office Kenntnisse (Excel), technische Affinität von Vorteil
•  Freundliches und professionelles Auftreten, Hilfsbereitschaft sowie Diskretion
•  Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse 
•   Ausbildung zur Sicherheitsvertrauensperson (SVP) von Vorteil
•  Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung (Fortbildung Bereich Buchhaltung)

Wir bieten

•  Ein vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet sowie ein wertschätzendes Arbeitsumfeld
•  Flache Hierarchien sowie ein engagiertes und kollegiales Team mit dem man gerne zusammenarbeitet
•   Eine sinnstiftende Tätigkeit, die hilft die ambitionierten Ziele des VIDC zu verwirklichen
•  Home-Office Möglichkeit, sowie bezahlte Mittagspause
•   Einen Bruttomonatsbezug von mind.€ 2067,- für 32 Wochenstunden, Überzahlung entsprechend Qualifikation und Berufserfahrung vorgesehen!

Bitte richten Sie Ihre Bewerbung mit Motivationsschreiben und Lebenslauf bis spätestens 31.03.2025 ausschließlich per Mail an Lisa Bucksch (office@remove-this.vidc.org). Betreff: Stellenausschreibung Administration. Bewerbungsgespräche werden laufend geführt. 

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller und geschlechtlicher Identität

Es sind aktuell keine Stellen ausgeschrieben.